Você teve uma idéia ou um 'insight' brilhante. Como divulgar esta informação da forma mais eficiente possível, de forma a gerar a menor resistência e maior aceitação?
Eis algumas dicas:
Mostre aos ouvintes os benefícios que eles terão ao ouvir o que você tem a dizer: Não coloque o foco nas vantagens que isso trará para a empresa como um todo, ou para um departamento específico, ou para você, e sim a vantagem que isso trará para o ouvinte. Por exemplo imaginemos que se trata de convencer os funcionários de uma empresa a canalisar todos os chamados do TI através de um número de suporte único, ao invés de ligar para ramais internos do próprio TI. Ao invés de explicar como isso facilita o trabalho do pessoal de TI, mostrar como isso assegura um atendimento mais rápido e mais eficiente, com maior garantia de sucesso no primeiro retorno.
Esteja pronto para ouvir objeções às suas idéias, e saiba respondê-las: Mesmo que concordem com suas idéias ou opiniões, sempre haverá o "mas...". Aceite contestações e objeções, e refute-as quando possível. Caso contrário, seja franco, mas sublinhe a importância daquilo que está apresentando. No exemplo do help desk citado, alguém pode por exemplo dizer que já conhece muito bem um funcionário específico do TI e por isso sempre liga diretamente pra ele, ao que poderia responder questionando-o o que aconteceria se este funcionário faltasse por estar doente, ou de férias.
Ao invés de fazer afirmações, pergunte: Todo estudante de direito conhece o método de Sócrates, onde ao invés de responder, o professor faz perguntas. Os estudantes respondem a estas perguntas e ao próprio questionamento inicial. Assim, no exemplo anterior, ao invés de afirmar que o funcionário ficaria na mão se o colega do TI estivesse doente, pergunte-o o que aconteceria se ele ligasse no ramal deste colega sem saber que ele contraiu dengue e está de licença por 5 dias.
Tenha em papel os fatos que comprovam o que você diz: Utilizar evidência gerada em papel e, ainda melhor, repassá-la aos presentes quando possível, potencializa a credibilidade daquilo que diz e aumenta a propensão dos presentes a ouvir. Obviamente, os fatos impressos devem ser relevantes. No cenário da implementação do help desk, poderiam ser relatos de pesquisas que mostram o ganho de tempo de resposta e resolução de problemas para setores de TI que implementaram um sistema similar. Ou um passo-a-passo do processo via help desk e do processo de forma não-coordenada para mostrar a quantidade de etapas e tempo médio gasto em cada uma delas. Ou uma lista de relatos de eventos já ocorridos dentro do TI que demonstram a ineficácia do sistema atual.
Consiga o apoio "de outros": Na medida do possível, utilize informação de outras fontes (centros de pesquisa, artigos de revista e jornal, etc.) para validar a sua idéia ou opinião. Assim não fica parecendo que é "coisa de um homem só". Além disso, pode ajudar a repassar um fato ou informação mais difícil de ser dito com todas as letras. Imagine no nosso exemplo chegar e dizer "no sistema atual não temos conseguido atender os nossos funcionários de forma satisfatória". Números e fatos podem repassar esta mesma informação.
Consiga o testemunho de outros: Não é incomum que apareça quem demonstre extra relutância no início para posteriormente se revelar um grande defensor daquilo que disse. Este tipo de pessoa tem o maior valor para você, pois sai de uma atitude extremamente contrária a uma posição de apoio absoluto. Assim, ao detectá-la, use-a. Se possível, traga-a consigo para testemunhar. E veja aquela pessoa que tanto a questiona em sua apresentação com outros olhos, nunca se sabe o dia de amanhã.
Reconheça as deficiências e fraquezas existentes em sua argumentação: Reconhecer que a idéia ou opinião apresenta pontos fracos termina por diminuir a importância destes em uma discussão, mas antes de tudo demonstra que você tem ciência da existência destes, tendo-os considerado em sua análise. Isso dará maior credibilidade ao que está apresentando. No entanto, cite-os pontualmente e rapidamente somente.
Defina as expectativas: Defina de forma clara o que se deve esperar, tanto durante o processo de implementação como depois, para que não haja surpresas desagradáveis, nem expectativas irreais. Defina prazos, reconheça possíveis problemas e riscos, demonstre como serão trabalhados. Em conjunto com a idéia anterior, demonstrar um "realismo positivo" em relação à sua idéia (demonstrar saber claramente tudo o que ela envolve e requer e mesmo assim vender este peixe) só tende a aumentar a credibilidade desta.
Reinforce a idéia no final: Não é incomum que depois de aprovar a execução de uma idéia ou demonstrar suporte, alguém possa ter um breve período de arrependimento ou questionamento, análogo a quem faz uma compra de grande valor em um shopping e depois se pergunta se não exagerou, se não podia ter pesquisado mais antes da compra, etc. Assim, no final de sua apresentação, após ter recebido o apoio esperado, agradeça diretamente o apoio e sublinhe a confiança que tem naquilo que foi dito e como tem certeza que foi feita a escolha certa. Como fazê-lo fica a critério de cada um, dependendo do público e do contexto, mas seja firme e convincente.
As pessoas possuem tendência natural a querer "deixar como está". Mas engana-se quem acha que por isso não estão dispostas a ouvir novas idéias, ou que não acham que há como melhorar o que já existe. Convencer as pessoas a adotar uma nova idéia ou a concordarem com uma nova opinião não é uma missão impossível. Estudar previamente como o seu público-alvo reagirá à sua apresentação e antever seus objetivos, expectativas, objeções e ponto de vista aumentam consideravelmente as suas chances de ser persuasivo.
